Dokumenten-Management-System vereinfacht Genehmigungsverfahren

Die meisten Behörden arbeiten analog. Anträge, Pläne und andere Unterlagen sind im Original und unterschrieben einzureichen. Langwierige Genehmigungsverfahren lassen Aktenmappen oft unübersichtlich werden. Erdbaron hat im Januar 2022 ein eigens entwickeltes Dokumenten-Management-System und zieht positive Bilanz.
Dokumenten-Management-System für Genehmigungsverfahren
Dokumenten-Management-System vereinfacht Genehmigungsverfahren
     

Erdbaron unterstützt seine Kunden bei Verfahren mit Behörden. Dabei geht es nicht nur um unproblematische Baugenehmigungen für Erdarbeiten. Auch bei langwierigen abfallrechtlichen Verfahren, die nicht selten mehrere Jahre andauern, steht Erdbaron seinen Kunden bei. Hinzu kommen die eigenen Verfahren, die Erdbaron im Rahmen des operativen Geschäfts führt. Die meisten Verfahren laufen nach dem gleichen Schema ab. Im Anschluss an den Antrag werden unzählige Schriftsätze mit der Behörde ausgetauscht. In der Folge erlässt die Behörde einen Bescheid, der gegebenenfalls ein fristgerechtes Handeln in Form eines Widerspruchs bedarf. Schnell sammeln sich in einer Mappe hunderte von Seiten. Wenn dann noch mehrere Personen intern und extern involviert sind, ist die Chance groß den Überblick zu verlieren.

Im kürzlich eingeführten DMS laufen die Dinge anders. Jeder Mitarbeiter kann per Email oder Drag & Drop Dokumente hochladen und Emailinhalte oder deren Anhänge als Dokument erfassen. Aber auch externe Benutzer wie Rechtsanwälte oder der Kunde selbst, kann Dokumente einsehen und Kommentare hinterlassen. In Projekten werden Dokumente gebündelt. Es können Fristen gesetzt werden, zu welchen der Dokument-Besitzer automatisch eine Nachricht erhält. Die Dokumente können einzeln oder gebündelt weitergeleitet werden. Und selbstverständlich kann jedem Benutzer eine Aufgabe in Bezug auf ein bestimmtes Dokument zugewiesen werden. Bei einfachen Genehmigungsverfahren kommen sogenannte Blueprints zum Einsatz. Das Verfahren wird mit einem Antrag angestoßen und wird dann in einem vorgefertigten Prozess abgearbeitet. Zwischendrin gibt es viele „wenn, dann“ Funktionen, wie man Sie als Laie nur aus Excel kennt.

Die Programmierer haben gute Arbeit geleistet. Die Projektverantwortliche, Maria Popa, zieht eine positive Bilanz:

 

„Wir sind um ein Vielfaches schneller was die Bearbeitung der Dokumente angeht. Außerdem können wir über Berichte sämtliche Kennzahlen ziehen und auswerten.”

„Wir mussten eine Lösung finden –
und zwar eine Digitale!“

„Die Idee kam mir, als ich in einem Verfahren zur Akteneinsicht beim Landratsamt Enzkreis war. Der Kunde hatte eine Nutzungsuntersagung erhalten. Ihm wurde vorgeworfen ein Erdzwischenlager zu gewerblichen Zwecken zu betreiben. Die Sache lief seit mehreren Monaten. Auf unzählige Emails und Klärungsversuchen folgte die Nutzungsuntersagung des Landratsamtes Enzkreis. Die Sache war entsprechend komplex und umfangreich. Die Akte beim Amt für Baurecht und Naturschutz hatte weit über 100 Seiten. In der Sache hatten bereits zwei große Kanzleien kapituliert. Wir mussten also alles zeitlich gliedern, den Inhalt prüfen, kategorisieren und verständlich aufbereiten. Nur so konnten wir den Sachverhalt in Gänze verstehen und einzelne Anknüpfpunkte herausarbeiten. Das Aufbereiten hat die Mitarbeiter viele Stunden gekostet. Wir sind ein wirtschaftlich denkendes Unternehmen. Wir haben keine Zeit stundenlang Akten zu wälzen, um einen Sachverhalt zu verstehen. Das Problem habe ich erkannt, der Auftrag für unsere Programmierer war klar. 3 Monate später hatten wir ein maßgeschneidertes Dokumenten-Management-System und somit die Lösung.“

(Geschäftsführer Albrecht)

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